Mail merge là gì? Hướng dẫn bạn cách sử dụng mail merge đơn giản | Anybook.vn

0 Comments

Hành chính – Văn phòng làm việc

1. Trộn thư là gì?

Phối thư là một ứng dụng của Google Trang tính – một trong những công cụ thông tin văn phòng Như là Microsoft ExcelWord, Powerpoint, Google Scholar, Google Trang trình bàyGoogle Mail, Google Doc, … – còn được gọi là cơ quan người biên tập Email dựa trên ứng dụng Microsoft Word, được tạo ra để cho phép mọi người gửi tin nhắn cho nhiều người cùng một lúc. Phối thư cho phép bạn tạo các bản sao của một thư và gửi đến các địa chỉ email khác nhau. Nhiều người cũng đề cập đến thuật ngữ “Phối thư” như một kết hợp email. Với Mail merge, bạn cần có một mẫu cho riêng mình, kèm theo một số thông tin cần điền như: họ tên, giới tính, yêu cầu, .. Các bước sau đây sẽ giúp bạn gửi mail cho anh ấy một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Trộn thư là gì?

Đối với một công ty, trộn Thư được coi là một phần không thể thiếu trong sự kiện kinh doanh cũng như hoạt động của các công cụ của nó, có thể bao gồm một số hoạt động trong ứng dụng trộn Thư trong một sự kiện kinh doanh. Công việc quản lý nhân sự chẳng hạn như: tạo thư mời đối tác và danh sách khách hàng tham dự các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người tại một sự kiện duy nhất, viết email xác nhận thay đổi lương cho nhân viên. người lao động cuối năm, giảm thời gian ký hợp đồng lao động (hợp đồng dài hạn, hợp đồng không giới hạn), bảng lương, bảng lương (karama), ny dạng thông tin nội bộthư cảm ơn, .. qua một vài bước đơn giản

Ngoài ra, công cụ này rất hữu ích cho mọi người dùng nếu bạn muốn gửi một bức thư có cùng nội dung đến nhiều người khác nhau, chẳng hạn như: Những lời chúc tốt đẹp nhất đến phụ nữ nhân ngày 20 Tết. / 10, 8/3, …)

Công việc kế toán – kiểm toán

2. Cấu trúc trộn thư

Để sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản sau:

2.1. Nguồn dữ liệu

Tùy thuộc vào mục đích của nội dung, nguồn dữ liệu này cũng cần được cấu hình để nội dung có thể được hiển thị chính xác giữa các thư sau khi tạo hàng loạt từ Mail Merge. Các chi tiết xem được có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên tổ chức, công ty, xí nghiệp … Outlook hoặc có thể hiển thị riêng trong bảng tính Excel, bảng trong Word 2010, dữ liệu trong Access, bảng trong Word 2010 hoặc một tài liệu có hệ thống phân loại dữ liệu rõ ràng.

2.2. Nội dung cơ bản

Nó có thể giống với những gì bạn thường thấy trên thư, chẳng hạn như tên người gửi hoặc địa chỉ của phong bì, hoặc nó có thể xuất hiện trên nội dung chính. cũng sẽ đi kèm với một vị trí xác định và hiển thị các chi tiết khác được lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi trường hợp nhất được gọi là một trường (Trường Hợp nhất), và được hiển thị dưới dạng “tên trường”.

Khi bạn đã hợp nhất đầy đủ nội dung cốt lõi và các nguồn, Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo một bộ hồ sơ hoặc tài liệu hoàn chỉnh, giống với nội dung cơ bản nhưng không giống với chi tiết thiết kế trong nguồn dữ liệu. Tạo danh sách tài nguyên

>> Xem thêm: Cách in văn bản trong Word 2010

3. Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Cách sử dụng Mail merge rất đơn giản ngay cả khi bạn không am hiểu nhiều về lập trình và công nghệ máy tính. Để áp dụng phối thư để gửi email của bạn với các chức năng sau:

Bước 1: Mở file word có nội dung của mẫu email đã tạo, trong bài này khi đã có những thay đổi trước đó, bạn chọn mục Mailings => Start Mail Merge => Step by step mail merge wizad… ảnh. hướng dẫn bên dưới

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Sau đó trên màn hình giao diện bên phải sẽ xuất hiện công cụ kết nối Mail bên phải bạn chọn Letters rồi Next: Start Document

Bước 2: Nhấp vào Sử dụng tài liệu hiện tại và nhấp vào Tiếp theo (Người nhận đã chọn)

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Bước 3: Chọn đường dẫn của tệp dữ liệu nguồn có định dạng Excel, sau đó chọn bảng dữ liệu và chọn OK

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipi, nhấn OK

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Bước 5: Khi hoàn thành các bước trên, bạn di chuyển chuột đến vị trí muốn chèn, tương tự như hình bên dưới.

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bạn sẽ nhận được khung hình như sau

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

Bước 8: Sau khi nhập xong các file trên, bạn bấm Next: Kiểm tra mạng của bạn để hoàn tất quá trình biên dịch. Sau đó, chúng ta sẽ thấy kết quả sau

Làm thế nào để sử dụng Mail Merge?

4. Cách chỉnh sửa Kết hợp Thư trong bảng tính Excel

Điều này được thiết kế để giúp bạn tránh những cạm bẫy có thể xảy ra khi sử dụng phối thư và một trong những cạm bẫy phổ biến và thường gặp nhất là lỗi định dạng. Bằng cách này, trong bảng excel, bạn cần chèn một cột ô có chứa các từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc cột này trong excel ở định dạng văn bản mà bạn muốn hiển thị trong Tài liệu của mình Kết hợp Thư.

Để thực hiện việc này một cách dễ dàng, bạn cần phải có sự hỗ trợ của công cụ TEXT trong công cụ Excel. Chức năng TEXT cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi số, chẳng hạn như ngày tháng năm sinh, sang định dạng văn bản giống như người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các mã định dạng này. Mặc dù những mã này tương tự như những mã được sử dụng ở định dạng Số tùy chỉnh, nhưng rất ít người dùng Excel biết về sự tồn tại của chúng.

Ví dụ: công thức TEXT (B3, “$ #, ## 0,00”) và TEXT (C5, “M / dd / yy”) chuyển đổi dữ liệu ngày và kỹ thuật số thành dữ liệu văn bản (trong ví dụ này). , là “$ 12.345,67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên sắp xếp các ô chứa các công thức này theo các hình dạng khác nhau như chữ nghiêng hoặc các màu lạ khác để nhắc bạn rằng những con số này là văn bản đơn giản. Trong các phiên bản Excel trước, những “số” này không thể được sử dụng trong các phép tính. Trong Excel 2016, kết xuất có thể được sử dụng trên tất cả các công thức, ngoại trừ các phép toán như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của việc định dạng số và ngày tháng thành văn bản là văn bản được chuyển đổi từ Excel sang tài liệu bằng Mail Merge là nhất quán. Các tùy chọn thiết kế như phông chữ, kích thước và màu sắc không thay đổi.

Trên đây là một số phần về chủ đề “Mail merge là gì” hi vọng qua những thông tin chia sẻ trong bài có thể cho bạn một câu trả lời tổng quát về Mail merge. , cũng như cách sử dụng Mail merge để trộn và gửi email một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Cảm ơn các bạn đã ủng hộ và theo dõi các bài viết của chúng tôi. Chúc may mắn!

Nhận một công việc nhanh chóng

Chia sẻ trên VK '); $ ('#js_share'). append (""); $ ('# box-social'). addClass ('zara');}); $ (" #see_more ")) id ')! =" ") {$ .get (' ../ ajax / ajax_blog.php? newid = 7969 & cateid = 223 & begin = '+ $ (ity) .attr (' data-id '), function (data) {$ ('. see_more_blog '). append (data); var x = parseInt ($ ("#see_more"). attr ('data -id')) + 1; $ ("#see_more"). attr ("data -id", x);});}}); $ (". show_cm") $ ("). (); $ (". ct_cm"). addClass ("hiden_dtblog"); }); $ (". show_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ (". hiden_cd" .show (); $ (". chude"). removeClass ("hiden_dtblog" );}); $ (". hiden_cd"). click (function () {$ (this) .hide (); $ ('. show_cd'). show (); $ (". chude"). addClass ( "hiden_dtblog");

READ  Moisture cream là gì? Tìm hiểu công dụng của Moisture cream | Anybook.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud

[block id=”siderbar”]