Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả | Anybook.vn

0 Comments

Kỹ năng quản lý thời gian là một trong số đó KỸ NĂNG rất cần thiết cho công việc và cuộc sống. Vậy, quản lý thời gian là gì? Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả nhất?

1. 06 kỹ năng quản lý thời gian cần thiết

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn không biết cách quản lý thời gian một cách cụ thể và chi tiết, bạn thường phải lo chạy theo thời gian thì cuộc sống sẽ luôn tròn trịa và mệt mỏi.

READ  Những câu thần chú giúp bạn buông bỏ đời sống tiêu cực | Anybook.vn

Dưới đây TopCV sẽ cung cấp cho bạn 6 kỹ năng quản lý thời gian cho thư giới thiệu và ứng tuyển của bạn:

Xác định mục tiêu

Đặt mục tiêu là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất.

Nếu bạn có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ biết mình phải làm gì. Để làm được điều này, tất cả những gì bạn cần làm là có một lịch trình cụ thể về thời điểm bạn sẽ hoàn thành mục tiêu. Chỉ khi đó, bạn mới có thể kiểm soát thời gian của mình và không để nó bị lãng phí.

Lập danh sách việc cần làm

Khi bạn đã biết mục tiêu cốt lõi của mình, việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê những công việc cần làm để hoàn thành mục tiêu cốt lõi.

Lời khuyên của TopCV dành cho bạn là hãy lập một bảng riêng để khi hoàn thành một việc nhỏ, bạn nên đặt một điểm đánh dấu bên cạnh nó để không mất quá nhiều thời gian để nhớ lại những việc mình đã làm.

kyng ly hạn
Danh sách việc cần làm giúp bạn giải quyết từng công việc một cách khoa học và kịp thời

Ưu tiên công việc của bạn

Sau khi đã liệt kê những công việc cần làm, tiếp theo, bạn hãy ngồi lại một lần để xem công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau. Ghi chú những công việc quan trọng cần thực hiện trước để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn sau đó mới tiếp tục thực hiện những công việc còn lại. Nếu bạn làm như vậy, bạn có thể quản lý thời gian và kiểm soát công việc của mình tốt hơn.

Tóm tắt công việc

Bạn nên làm quen với việc tóm tắt công việc của mình vào cuối ngày. Bây giờ một ngày đã trôi qua bạn cần ngồi nhìn lại những việc đã làm được nhưng chưa làm được, đã dành bao nhiêu thời gian cho những việc này? Nó có thực sự hiệu quả?

Điều này giúp bạn đánh giá xem thời gian mình dành cho hoạt động này có khoa học và logic hay không, để có thể rút kinh nghiệm cho ngày mai.

Tập trung

Một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian là tập trung vào những việc cần phải làm. Khi bạn làm một việc gì đó, bạn cần phải dồn sức lực và trí não của mình vào công việc đó. Điều này không chỉ giúp bạn đạt được thành công cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian.

Không ngừng học hỏi

Hãy tham dự các lớp kỹ năng mềm ngắn hạn, hay các buổi hội thảo chia sẻ kinh nghiệm,… hoặc thường xuyên đọc sách để nâng cao kiến ​​thức.

Ban đầu có thể sẽ gặp một chút khó khăn nhưng nếu biết cách sắp xếp thời gian khoa học, bạn sẽ có ý nghĩa hơn với thời gian của mình.

2. Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Để quản lý thời gian hiệu quả, TopCV khuyên bạn nên xem 4 cách sau:

Kiểm soát sự phân tâm trong công việc

Sự phân tâm sẽ mất rất nhiều thời gian mỗi ngày. Những điều khiến bạn bận tâm và lãng phí thời gian có thể là: lướt Internet, chơi game, nói chuyện …

Tắt một số bàn không liên quan, ngừng nói chuyện khi bạn cần tập trung vào công việc.

Đừng làm quá nhiều

Giữ quá nhiều công việc sẽ khiến bạn rơi vào tình trạng khủng hoảng, không biết bắt đầu từ đâu trước. Lúc này sẽ rất dễ gây ra tình trạng căng thẳng, suy sụp tinh thần dẫn đến giảm hoạt động.

Trước khi bắt đầu làm bất cứ điều gì, bạn cần trả lời 3 câu hỏi sau:

  • Đầu tiên, bạn có xứng đáng với công việc không?
  • Thứ hai, bạn có thời gian để làm điều đó không?
  • Thứ ba, đơn xin việc này có đáp ứng được mục tiêu của bạn không?

Chỉ bắt đầu với nhiệm vụ này nếu câu trả lời của bạn cho 3 câu hỏi trên là “có”. Và nếu câu trả lời là “không”, họ mạnh dạn từ chối công việc.

kyng ly hạn
Đừng để hết thời gian

Quản lý thời gian do công nghệ

Hãy lựa chọn cho mình những công cụ quản lý thời gian và giám sát công việc hiệu quả nhất.

Phần mềm kinh doanh này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các cuộc họp, báo cáo hay các ứng dụng quản lý.

Đây cũng là một cách quản lý con người được nhiều công ty lựa chọn.

Hãy dành thời gian để thư giãn

Cho não của bạn thời gian để nghỉ ngơi. Không nên làm việc liên tục 8 – 10 tiếng không ngừng dù bạn bị giới hạn thời gian.

Bộ não của bạn cũng cần được nghỉ ngơi và sảng khoái.

Hãy dành cho mình một chút thời gian nghỉ ngơi trong ngày. Những khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý vừa giúp bạn có được thời gian nghỉ ngơi quý giá, nơi tâm trí bạn được nghỉ ngơi vừa giúp bạn suy nghĩ sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

3. Thời gian là thứ quý giá nhất

Tìm hiểu sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”

Phân biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng” có lẽ là chìa khóa để bạn ưu tiên thời gian và khối lượng công việc và có phương pháp giải quyết vấn đề phù hợp.

Để hiểu được sự khác biệt này, bạn cần phân biệt giữa công việc quan trọng và công việc khẩn cấp.

Vậy thì, công việc lớn và công việc khẩn cấp là gì?

Việc lớn nếu không làm sẽ để lại hậu quả vô cùng lớn, không chỉ cho bạn mà còn cho nhiều người khác.

Công việc khẩn cấp đòi hỏi bạn phải chú ý, nhưng bạn có làm ngay hay không cũng không thành vấn đề.

Chuẩn bị hiệu quả

Để hoàn thành công việc tốt nhất và tiết kiệm thời gian, bạn cần lên một kế hoạch hiệu quả.

Để lập một kế hoạch hiệu quả, bạn cần làm theo các bước sau:

  • Đặt mục tiêu cao nhất.
  • Xác định những công việc cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu.
  • Hãy chuẩn bị sẵn sàng các nguồn lực, nguồn lực ở đây có thể là các kỹ năng, kiến ​​thức và kỹ năng cần thiết để quản lý công việc.
  • Lập lịch trình cá nhân và tính toán thời gian
  • Mô tả phương pháp điều khiển.

Dừng ý tưởng đa nhiệm ngay lập tức

Đa nhiệm là gì? Bạn có thể hiểu đa nhiệm là thực hiện nhiều tác vụ cùng nhau. Nhiều người tự tin rằng họ có thể làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Đây là một ý tưởng sai lầm và không hiệu quả.

Làm quá nhiều việc một lúc sẽ làm giảm chỉ số IQ và EQ của bạn, lãng phí thời gian và giảm kết quả chung.

Lời khuyên của TopCV dành cho bạn là hãy thực hiện từng công việc một cách hiệu quả nhất.

Kiểm soát căng thẳng

Căng thẳng và stress trong công việc sẽ ảnh hưởng đến tinh thần của bạn. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc và chất lượng công việc của bạn. Kiến thức của bạn về cách quản lý căng thẳng sẽ giúp bạn không rơi vào tình trạng căng thẳng mãn tính và không kiểm soát được công việc.

Căng thẳng mãn tính sẽ gây ra nhiều vấn đề về sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn.

Học cách đối phó và giảm bớt căng thẳng, lo lắng để cải thiện hiệu suất công việc.

Chống lại những tên trộm thời gian

Kẻ trộm thời gian có mặt khắp cuộc sống, kẻ trộm thời gian có thể là: việc riêng trong giờ, khách hàng hỏi han, đồng nghiệp hỏi han, bạn bè gửi SMS, những cuộc điện thoại vô bổ …

Vậy bạn phải đối phó với những tên trộm thời gian như thế nào?

Đầu tiên, bạn cần biết chính xác ai đang đánh cắp thời gian của bạn. Thực hiện theo một kế hoạch để loại bỏ những kẻ trộm thời gian này khỏi cuộc sống của bạn.

Loại bỏ những thứ này và bạn sẽ lấy lại được chúng và kiểm soát thời gian của mình tốt hơn.

kyng ly hạn
Đừng để kẻ trộm xâm nhập cuộc sống của bạn

Phương pháp 4D: Thực hiện – Ném – Ủy quyền – Hoãn

Làm thế nào để quản lý thời gian một cách 4D? Đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu về phương pháp 4D.

4D là chữ viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, bao gồm:

Làm: Đặt công việc trước mặt bạn

Bán phá giá: Loại bỏ công việc vô ích ngay lập tức

Ủy quyền: Giao việc cho người giỏi hơn bạn

Trì hoãn: Nếu bạn không thể làm điều đó ngay bây giờ, hãy ghi nó vào sổ tay của bạn và lên kế hoạch để thực hiện nó.

Quy tắc Pareto (Quy tắc 80/20)

Quy luật này có nghĩa là 20% nguyên nhân chiếm 80% sản lượng.

Con số 80-20 không phải là con số tuyệt đối, nhưng cách tiếp cận này muốn nhấn mạnh rằng sự phân bố không giống như những điều trong cuộc sống.

Nếu biết vận dụng linh hoạt các nguyên tắc của Pareto’s sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả một cách hiệu quả nhất.

Phương pháp 40-30-30-10

Phương pháp 40-30-30-10 là một phương pháp quản lý thời gian được sử dụng rộng rãi.

Phương pháp 40-30-30-10 sẽ được sử dụng như sau:

  • 40%: Thời gian làm việc tối đa
  • 30%: Thời gian để làm nhiệm vụ lớn thứ hai
  • 20%: Thời gian để làm nhiệm vụ lớn thứ ba
  • 10%: Đã đến lúc kết hôn với mọi thứ

Với quy tắc này, chắc chắn bạn sẽ đưa ra lựa chọn thích hợp nhất cho mình.

Thời gian là thứ quý giá nhất

Chắc hẳn bạn thường ước rằng “Nếu có 48 giờ trong một ngày thì cũng tốt thôi”.

Thời gian là thứ quý giá nhất

Thật vậy, trong tất cả các nguồn lực mà một nhà quản lý sử dụng, thời gian được coi là quý giá nhất.

Nếu bạn không biết cách quản lý và kiểm soát thời gian của mình, chắc chắn bạn sẽ rất khó để xoay sở những việc khác.

Vì vậy không quá lời khi nói rằng THỜI ĐIỂM LÀ TỐT NHẤT.

Kỹ năng quản lý thời gian là điều cần thiết nếu bạn muốn thành công. Qua bài viết trên, TopCV mong rằng các bạn sẽ biết cách quản lý thời gian của mình để đạt hiệu quả tốt trong công việc và cũng có nhiều thời gian dành cho bạn bè, gia đình và người thân. Đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết hữu ích.

Bạn có thể chỉ ra một số kỹ năng mềm cần thiết cho công việc như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lập kế hoạch,… trong TopCV.

Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật Bản quyền DMCA.
Không trích dẫn nội dung của trang khi chưa được sự cho phép của TopCV.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud

[block id=”siderbar”]